 |
 |
 |
|
|
|
|
Bir kuruluş, süreçlerini belirlemeye temel süreçlerden başlamalı ve
kuruluşun NE yaptığı ve/veya NE YAPMAK istediğine odaklanılmalıdır.
Fonksiyonel bakış açısından kurtulmak ve bölüm, “departman”
gözlüğünden bakmamak önemlidir.
İş ve işin nasıl aktığı dikkate alınmalıdır.
Ana süreçlerde, birden fazla bölüm yer alır. Ana süreçler bölümler
boyunca çalışırlar.
Sürecin, girdisi ve çıktısı olan birbiriyle alakalı işlemler bütünü
olduğu unutulmamalıdır. Sürecin çıktısı, iç veya dış müşteriye
faydalı bir ürün veya hizmet olmalıdır. Girdi ise bir talep, bilgi
veya hammadde olabilir.
Ana süreçler, yönetilebilir, mantıklı alt gruplara bölünerek
süreçler elde edililir. Bir süreç, alt süreçlere bölünebilir veya
sadece işlemler / etkinlikler içerebilir. Örneğin, bir
veritabanından bilgiler derleyerek bir rapor hazırlamak veya
fotokopi çekmek bir işlemdir; bir sürecin içinde bir işlemdir.
Fakat, “Pazar Araştırması” , “Müşteri Şikayetlerinin Ele Alınması”,
veya “Yeni ürün Geliştirme” ise, süreçtir (temel süreç / süreç / alt
süreç); çünkü bunlar içinde birden fazla işlem vardır.
Süreçler belirlendikten sonra:
Her sürece bir Süreç Sahibi atanmalı ve süreçler tanımlamalıdır. Bir
süreci tanımlamak demek
|
|
- sürecin girdisini
- sürecin çıktısını
- sürecin tedarikçisini/tedarikçilerini
- sürecin müşterisini/müşterilerini
- sürecin başlangış etkinliği
- sürecin bitiş etkinliğini
- süreçte yer alan alt süreç veya işlemleri
- süreçte yer alan katılımcıları (süreçte çalışanlar)
- sürecin performansının hangi göstergelerle ölçüleceğini
- ve tabii süreç sahibini
|
|
|
belirlemek ve belgelemek demektir. Bunun için bir form hazırlamak
uygun olacaktır. Her süreç bir sayfada tanımlanarak ve “Süreç
haritası” da çizilip bu tanıma eklenerek belgeleme tamamlanır. Süreç
haritasındaki etkinlikleri ayrı bir sayfada yazıyla – kısaca –
açıklamak da yararlı bir yoldur. Çünkü süreç haritası – tüm alt
süreçler ve bunların işlem adımları iş akış şeması (“flowchart”)
kullanılarak çok ayrıntılı şekilde çizilmedikçe, ayrıntıları
içermeyen “block diagram” şeklinde yani alt süreç veya işlemleri
kabaca dörtgen kutularla gösteren bir çizimdir. Kabaca gösterilen
her kutu daha sonra başka harita ve iş akış şemalarıyla
detaylandırılabilir. İş akış şemalarına kadar inilse bile, süreç
haritasının kısaca ve yazıyla açıklanması bu belgelere bakan
kişilere açıklayıcı ve yol gösterici olacaktır.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
